O primeiro passo é a submissão do pedido e o pagamento da primeira taxa. Após a obtenção da confirmação do pagamento, o pedido entra na fase de Exame Formal. A fase de Exame Formal apenas analisa as informações básicas do pedido. Em seguida, o pedido é publicado no Boletim de Propriedade Industrial, para que qualquer pessoa que se sinta lesada pela eventual concessão do registro possa apresentar uma reclamação durante o período de 2 meses a partir da referida publicação. Após o período legal para apresentação de reclamações (2 meses), ou quando a discussão termina (em caso de disputa), o Instituto procede ao estudo do próprio processo. O estudo do processo geralmente leva mais 2 meses se não houver reclamações a serem analisadas. O registro será concedido quando, após exame, não forem encontrados motivos para recusá-lo. Após a concessão do registro, há a necessidade de pagamento da última taxa. Este pagamento pode ser feito nos próximos 6 meses após a concessão do registro. O cronograma total do procedimento é de 4/5 meses se não houver reclamações contra o procedimento de registro.

a) Marca nominativa - uma marca consistindo exclusivamente de palavras ou letras, números, outros tipos de letras padrão, ou uma combinação destes, deve ser representada por uma reprodução do sinal na ortografia e formatação padrão, sem qualquer representação gráfica ou cor;

b) Marca figurativa - uma marca usando caracteres não padrão, estilo ou formatação, ou uma característica gráfica ou uma cor, incluindo marcas consistindo exclusivamente de elementos figurativos ou uma combinação de elementos verbais e figurativos, deve ser representada por uma reprodução do sinal mostrando todos os seus elementos e, se reivindicado, suas cores;

c) Marca tridimensional - uma marca consistindo de, ou integrando, uma forma tridimensional, incluindo recipientes, embalagens, o próprio produto ou sua aparência, deve ser representada por uma reprodução gráfica da forma, incluindo imagens geradas por computador; ou por uma reprodução fotográfica. A representação, gráfica ou fotográfica, deve incluir diferentes vistas, se isso for essencial para a percepção do elemento tridimensional a ser protegido;

d) Marca de posição - uma marca caracterizada pela maneira específica como é colocada ou fixada aos produtos deve ser representada por uma reprodução que identifica corretamente a posição da marca e seu tamanho ou proporção em relação aos produtos em questão. Elementos que não fazem parte do objeto de registro serão identificados visualmente, preferencialmente usando linhas tracejadas ou pontilhadas. A representação pode ser acompanhada por uma descrição especificando como o sinal é fixado aos produtos;

e) Marca padrão - uma marca consistindo exclusivamente de um conjunto de elementos que se repetem regularmente deve ser representada por uma reprodução mostrando o padrão que se repete. A representação pode ser acompanhada por uma descrição especificando a regularidade da repetição de seus elementos;

f) Marca de cor

i) quando a marca consistir exclusivamente de uma cor, sem contornos, ela deve ser representada por uma reprodução da cor e uma indicação expressa dessa cor por referência a um código de cor geralmente reconhecido;

ii) quando a marca for composta exclusivamente de uma combinação de cores, sem contornos, ela deve ser representada por uma reprodução mostrando o arranjo sistemático da combinação de cores de maneira uniforme e predeterminada, e por uma indicação dessas cores por referência a um código de cor geralmente reconhecido. Uma descrição pode ser adicionada, especificando o arranjo sistemático das cores.

g) Marca sonora - uma marca consistindo exclusivamente de um som ou combinação de sons deve ser representada por um arquivo de áudio reproduzindo o som ou por uma representação exata do som em notação musical;

h) Marca de movimento - uma marca consistindo de, ou integrando, um movimento ou uma mudança na posição dos elementos da marca deve ser representada por um vídeo ou uma série de imagens fixas sequenciais ilustrando o movimento ou mudança de posição. Quando são usadas imagens estáticas, elas podem ser numeradas ou acompanhadas de uma descrição explicativa da sequência;

i) Marca multimídia - uma marca consistindo de, ou integrando uma combinação de imagem e som deve ser representada por um arquivo audiovisual contendo a combinação de imagem e som;

j) Marca de holograma - uma marca composta de elementos com características holográficas deve ser representada por um vídeo ou uma reprodução gráfica ou fotográfica contendo as visualizações necessárias e suficientes para identificar o efeito holográfico em sua totalidade.

a) Nome do requerente, nome comercial ou nome da empresa; 

b) Nacionalidade; c) Domicílio ou local de residência; 

d) Número de identificação fiscal; 

e) Número do bilhete de identidade ou cartão de cidadão do(s) requerente(s) ou, no caso do requerente ser uma empresa, identificação das pessoas representando a empresa; 

f) Cópia do certificado do registro comercial da empresa ou do certificado permanente da empresa e do pacto social; g) Indicação expressa do tipo de marca ou logotipo a ser registrado; 

h) A cor ou cores em que a marca ou logotipo é usada, se forem reivindicadas como elemento distintivo; 

i) O país em que foi feito o primeiro pedido de registro da marca, a data e número do pedido, se o requerente desejar reivindicar o direito de prioridade;

j) Para marcas, as informações sobre a classe dos produtos ou serviços fornecidos pela empresa, de acordo com a classificação internacional de produtos e serviços; 

l) Para logotipos, deve ser feita a descrição do tipo de serviços prestados ou produtos comercializados pela empresa, acompanhada da indicação do respetivo código da classificação portuguesa de atividades económicas (CAE).

Os arquivos contendo as marcas a serem registradas deverão ter no máximo 02 megabytes.
O formato dos arquivos contendo as marcas deve ser o seguinte:

Marca nominativa TEXTO, ODF
Marca figurativa JPEG, PNG, SVG
Marca tridimensional JPEG, PNG, SVG
Marca de posição JPEG, PNG, SVG
Marca padrão JPEG, PNG, SVG
Marca de cor JPEG, PNG, SVG
Marca sonora JPEG, MP3, OGG
Marca de movimento JPEG, MP4, OGG
Marca multimídia MP4, OGG
Marca de holograma JPEG, MP4, OGG

Os restantes documentos deverão ser apresentados em formato PDF.

O valor da taxa a liquidar no momento da submissão do pedido de registo de marca ou logótipo é de 139,56€ para marca de 1ª classe. Cada classe adicional de marca custa 35,38€.
No final do procedimento, em caso de aprovação do pedido, há uma taxa adicional de 11,80€.
Outros serviços como pedidos de certidões, recursos, etc., têm taxas diferenciadas